<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><span style="background-color:rgb(255,255,255)"><font color="#000000">A memo from Vice President for Administration and Finance Magen Renadette:</font></span></div><div><div class="gmail_default"><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br></font></div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000">October 1, 2026</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>Dear Colleagues,</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>As public employees, each of us has a responsibility to safeguard university resources<br>and maintain the public trust. An important part of that responsibility is helping to<br>prevent, identify and report fraud, waste and abuse.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>Fraud, waste and abuse can take many forms, including the misuse of university funds,<br>equipment or supplies; improper purchasing or reimbursement; inaccurate records or<br>reporting; conflicts of interest; or other activities that do not comply with university policy<br>or applicable law. Whether intentional or unintentional, these activities can divert<br>resources from our mission and undermine the trust placed in us.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br><b><span class="gmail_default"></span>Internal Controls Are Everyone's Responsibility</b></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><b><br></b>Our internal controls provide an important safeguard against fraud, waste and abuse.<br>Internal controls are the policies, procedures and everyday practices we use to ensure<br>university resources are properly protected and used effectively, efficiently and for their<br>intended purposes.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>Strong internal controls help us:</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>● Protect university funds, property and other resources.<br>● Reduce the risk of fraud, waste, misuse, loss or damage.<br>● Identify errors, irregularities and other concerns early.<br>● Promote compliance with university policies and procedures.<br>● Ensure our resources remain aligned with and support the university's mission.<br>Effective internal controls depend on all of us. Every employee has a role in recognizing<br>risks, following established procedures and speaking up when something does not<br>appear right.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br><b>What You Can Do</b></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>You can help prevent fraud, waste and abuse by:<br><br>1. Familiarizing yourself with our <a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/compliance/internal-control/index.html#program" target="_blank">Internal Control Program</a>.<br>2. Following the policies and procedures in the <a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/campus-handbook/index.html" target="_blank">Campus Handbook</a>, along with<br>those applicable to your position and department.<br>3. Completing required <a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/compliance/training/index.html" target="_blank">compliance training</a> when assigned.<br>4. Participating in internal control reviews or risk assessments when requested.<br>5. Maintaining accurate records and following established approval and<br>authorization procedures.<br>6. Using university funds, equipment, supplies and other resources only for<br>authorized university purposes.<br>7. Asking questions and communicating concerns or opportunities for improvement<br>to your supervisor or department chair.<br>8. Reporting suspected fraud, waste, abuse or other improper activity when you<br>become aware of it.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br><b><span class="gmail_default"></span>If You See Something That Concerns You, Report It</b></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><b><br></b>Faculty, staff, students or others may occasionally misuse university or state resources<br>or engage in activities that are unethical, improper or inconsistent with university<br>policies. Concerns should not be ignored simply because all of the facts are not yet<br>known.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>You do not need to investigate a concern yourself. If you observe or become aware of<br>activity that you believe may involve fraud, waste, abuse or misuse of university<br>resources, report it so that the concern can be appropriately reviewed.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>Reports may be made to the university's anonymous Internal Control Hotline (voice<br>mailbox) at <a href="tel:(866)%20633-6112" value="+18666336112" target="_blank">866-633-6112</a>.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br><a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/compliance/internal-control/internal-control-hotline.html" target="_blank">Learn more about the Internal Control Hotline.</a></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>By staying alert, following established controls and speaking up when something does<br>not seem right, we each play an important role in protecting university resources and<br>maintaining the public trust.</font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br><b><span class="gmail_default"></span>Questions?</b></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br>For questions about the Internal Control Program, please contact:<br><br><b><span class="gmail_default"></span>Magen Renadette, Internal Control Officer (ICO)</b><br><a href="tel:(518)%20564-5250" value="+15185645250" target="_blank">518-564-5250</a></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#000000"><br><b><span class="gmail_default"></span>Renee Marcotte, Internal Control/Risk Management Coordinator</b><br><a href="tel:(518)%20564-2539" value="+15185642539" target="_blank">518-564-2539</a></font></div><div><font face="tahoma, sans-serif"><span style="background-color:rgb(255,255,255)"><font color="#000000"><br>Thank you for your continued commitment to protecting university resources and<br>supporting a culture of accountability and integrity.</font></span><br></font></div></div>