<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"></div><h1>Record Rooms Available for Paper Record Storage</h1><p>Do you have inactive paper records that need to be stored or records that are ready for destruction? Space is currently available in our records rooms.</p><h2>Need Boxes?</h2><p>We currently have a surplus of empty banker’s boxes in storage. To request boxes, please email <a href="mailto:policies@plattsburgh.edu" target="_blank">policies@plattsburgh.edu</a> with:</p><ul><li style="margin-left:15px">The number of standard banker’s boxes needed</li><li style="margin-left:15px">Your delivery location</li></ul><h2>Best Practices for Record Storage</h2><ul><li style="margin-left:15px">Label each box of records using the <strong>Inventory Box Label</strong></li><li style="margin-left:15px">Secure labels with tape just below the handle</li><li style="margin-left:15px">Use standard banker’s boxes (15” L x 12” W x 10” H)</li></ul><p>Please note:</p><ul><li style="margin-left:15px">Larger boxes cannot be properly filed on shelving and may be difficult to lift.</li><li style="margin-left:15px">Records that are improperly boxed or labeled will not be moved.</li></ul><h2>When Your Boxes Are Ready</h2><p>Please send the following information to <a href="mailto:policies@plattsburgh.edu" target="_blank">policies@plattsburgh.edu</a> so a work order can be prepared on your behalf:</p><ol start="1"><li style="margin-left:15px">Pick-up location (building and room number)</li><li style="margin-left:15px">Number of boxes (identify any box over 50 lbs.)</li><li style="margin-left:15px">Contact person</li><li style="margin-left:15px">Department</li><li style="margin-left:15px">Destruction date or storage request</li></ol><h2>Resources & Questions</h2><ul><li style="margin-left:15px"><span style="background-color:rgb(255,255,255)"><a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/compliance/records/index.html">Record Retention Web Page</a></span></li><li style="margin-left:15px"><a href="https://www.suny.edu/sunypp/documents.cfm?doc_id=650" style="background-color:rgb(255,255,255)">SUNY Records Retention and Disposition Schedule</a></li></ul><p>For questions, contact:</p><ul><li style="margin-left:15px"><a href="mailto:policies@plattsburgh.edu" target="_blank">policies@plattsburgh.edu</a></li><li style="margin-left:15px">518-564-2537</li></ul></div></div>
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