<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif"><u style="font-family:arial,sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000" style="background-color:rgb(255,255,0)">Record Rooms are Available to Store your Paper Records</font></u></div><div><div dir="ltr"><div style="font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000"><b>Have inactive paper records for storage?</b> <b>Have</b> <b>paper records which need to be destroyed</b>? We have available space in our records rooms. </font></div><div style="font-family:sans-serif;font-size:15px;color:rgb(85,85,85)"><br></div><div style="font-family:sans-serif;font-size:15px;color:rgb(85,85,85)"><b style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-weight:400"><u><font face="arial, sans-serif">Need boxes?</font></u></span></b></div><div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><div><span style="font-weight:400">I have a surplus of empty bankers boxes in storage. </span>Please email Regan at <a href="mailto:rashl002@plattsburgh.edu" target="_blank">rashl002@plattsburgh.edu</a> to request boxes.<span style="font-weight:400"> Let us know how many standard bankers boxes you need and where you need them delivered. </span><span style="font-weight:400;text-decoration-line:underline"><u><br></u></span></div><div style="font-weight:400"><br></div><u style="font-weight:400">Best Practices:</u></font></b></div><div><ul><li style="margin-left:15px"><font style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000"><b>Label each box of records</b>: <a href="https://drive.google.com/file/d/1-557qDwkNZ7XZSj69Y2oowWjj_2Fww3q/view" target="_blank">Inventory Box Label</a></font></font></li><li style="margin-left:15px;color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><b><span style="font-weight:400">Labels should be secured with tape just under the handle. </span></b></font></li><li style="margin-left:15px;color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><b>Use standard bankers boxes</b> </font> (<span style="color:rgb(34,34,34);font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;font-size:small">15l x12w x10h)</span></li><li style="margin-left:15px;color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font face="arial, sans-serif"><font color="#000000">Paper records stored in larger boxes cannot be filed properly on shelving and are difficult to lift. </font></font></li></ul></div><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><div><font face="arial, sans-serif"><span style="color:rgb(0,0,0)">When your boxes are ready to be moved, please send the information below (#1 - 5) to Regan Ashline at </span></font><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:arial,sans-serif;font-weight:700"><a href="mailto:rashl002@plattsburgh.edu" target="_blank">rashl002@plattsburgh.edu</a></span><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:arial,sans-serif"> to have a work order prepared on your behalf.</span></div><div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><ol><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Pick up Location (Building, Room Number)</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Number of boxes (any box over 50lbs)</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Contact Person</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Department</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Destruction Date or Storage </font></b></li></ol></div></div></div></div></div><div style="font-size:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Records improperly boxed or labeled will not be moved.</font></div><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><u><br></u></font></div><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><u>Resources & Questions:</u> </font></div><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><span id="m_6574680079867206661m_-3485554207318812246m_-6695300144895674339m_-239206278118073928m_-3590100793169070679m_-666768406992366153m_2713577137390878265m_7562348996638258134m_-4486126108833721799m_6571488037022727622m_2041207462845849545m_-8401036386607205806m_-301789703943965833gmail-docs-internal-guid-6cebef0d-7fff-7604-e39e-e3b80b65a501"><ul style="margin-top:0px;margin-bottom:0px"><font face="arial, sans-serif"><li style="margin-left:15px;color:rgb(0,0,0);list-style-type:disc;background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline"><p role="presentation" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/legal-compliance/records/records-management.html" target="_blank" style="text-decoration-line:none"><span style="background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;text-decoration-line:underline;vertical-align:baseline">Record Retention Web Page</span></a></p></li><li style="margin-left:15px;color:rgb(0,0,0);list-style-type:disc;background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline"><p role="presentation" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><a href="https://www.suny.edu/sunypp/documents.cfm?doc_id=650" target="_blank">SUNY’s Records Retention and Disposition Schedule</a></p></li><li style="margin-left:15px"><font color="#000000">Contact Regan Ashline, <span style="font-weight:700"><a href="mailto:rashl002@plattsburgh.edu" target="_blank">rashl002@plattsburgh.edu</a> </span>or 518-564-2537<br></font></li></font></ul></span></div></div></div></div></div></div></div></div>