<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div><u style="font-family:arial,sans-serif;font-size:15px"><font style="background-color:rgb(255,255,0)" color="#000000">Record Rooms are Available to Store your Paper Records</font></u></div><div><div dir="ltr"><div style="font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000"><b>Have</b> <b>paper records for storage?</b> Have <b>paper records which need to be destroyed</b>? Our next shred day is scheduled for January 2026! </font><span style="color:rgb(0,0,0)">Now is a great time to prepare boxes of paper records to be moved from your office to our secure records room.</span></div><div style="font-family:sans-serif;font-size:15px;color:rgb(85,85,85)"><br></div><div style="font-family:sans-serif;font-size:15px;color:rgb(85,85,85)"><b style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-weight:400"><u><font face="arial, sans-serif">Need boxes?</font></u></span></b></div><div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><div><span style="font-weight:400">I have a surplus of empty bankers boxes in storage. </span>Please email to request boxes.<span style="font-weight:400"> Let me know how many you need and where you need them delivered. </span><b style="font-weight:400;text-decoration-line:underline"><span style="font-weight:400"><u><br></u></span></b></div><div style="font-weight:400"><br></div><u style="font-weight:400">Best Practices:</u></font></b></div><div><ul><li style="margin-left:15px"><font face="arial, sans-serif" style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000"><b>Label each box of records</b>: <a href="https://drive.google.com/file/d/1-557qDwkNZ7XZSj69Y2oowWjj_2Fww3q/view" target="_blank">Inventory Box Label</a></font></font></li><li style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px;margin-left:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><b><span style="font-weight:400">Labels should be secured with tape just under the handle. See </span></b><a href="https://docs.google.com/document/d/1bjztnAqZkYsyCjxOQ7xqPNmGUwKs3X8t9sFIMgNl6BY/edit?usp=sharing" target="_blank">Inventory Box Label Guide</a>  </font></li><li style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px;margin-left:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><b>Use standard bankers boxes</b> (12 x 12 x12)</font></li><li style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px;margin-left:15px"><font face="arial, sans-serif"><font color="#000000">Paper records stored in larger boxes cannot be filed properly on shelving and are difficult to lift. </font></font></li></ul></div><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><div><font face="arial, sans-serif"><span style="color:rgb(0,0,0)">When your boxes are ready to be moved, please send the information below (#1 - 5) to </span><a href="mailto:colv1906@plattsburgh.edu" style="color:rgb(85,85,85);text-decoration-line:none" target="_blank">E</a><span style="color:rgb(0,0,0)">lizabeth Dupre at </span><a href="mailto:edupr002@plattsburgh.edu" target="_blank">edupr002@plattsburgh.edu</a><font color="#000000"> to have a work order prepared on your behalf.</font><br></font></div><div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><ol><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Pick up Location (Building, Room Number)</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Number of boxes (any box over 50lbs)</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Contact Person</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Department</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Destruction Date or Storage</font></b></li></ol></div></div></div></div></div><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><u>Resources & Questions:</u> </font></div><div style="color:rgb(85,85,85);font-family:sans-serif;font-size:15px"><span id="m_-239206278118073928m_-3590100793169070679m_-666768406992366153m_2713577137390878265m_7562348996638258134m_-4486126108833721799m_6571488037022727622m_2041207462845849545m_-8401036386607205806m_-301789703943965833gmail-docs-internal-guid-6cebef0d-7fff-7604-e39e-e3b80b65a501"><ul style="margin-top:0px;margin-bottom:0px"><font face="arial, sans-serif"><li style="margin-left:15px;color:rgb(0,0,0);list-style-type:disc;background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline"><p role="presentation" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/legal-compliance/records/records-management.html" style="text-decoration-line:none" target="_blank"><span style="background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;text-decoration-line:underline;vertical-align:baseline">Record Retention Web Page</span></a></p></li><li style="margin-left:15px"><font color="#000000">Contact Renee Marcotte <a href="mailto:rmarc005@plattsburgh.edu" target="_blank">rmarc005@plattsburgh.edu</a> or 518-564-2539</font></li></font></ul></span></div></div></div></div></div></div></div></div><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div style="font-family:Helvetica,Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0);line-height:18px;margin:0px"><div style="font-size:14px;line-height:18px;margin:0px;font-weight:bold;text-transform:uppercase">Renee Marcotte</div><div style="line-height:18px;margin:0px">Internal Control/Risk Management Coordinator</div><div style="line-height:18px;margin:0px">Records Access Officer</div><div style="line-height:18px;margin:0px">709 Kehoe Building</div><div style="line-height:18px;margin:0px">101 Broad Street<br>Plattsburgh, NY 12901</div><div style="line-height:18px;margin:0px"><span style="display:inline">(o) </span><a href="tel:+1-518-564-2539" title="Office Phone Number" style="color:rgb(200,16,46);background-color:transparent;line-height:18px;display:inline;margin:0px" target="_blank">518-564-2539</a></div><a title="SUNY Plattsburgh Link" rel="noopener" style="color:rgb(200,16,46);background-color:transparent;line-height:18px;display:block;margin:0px;font-weight:bold">plattsburgh.edu</a></div><img src="https://www.plattsburgh.edu/_images/about/suny-plattsburgh-email-logo.png" alt="SUNY Plattsburgh Logo" width="200" height="40" style="vertical-align:middle;border-style:none;margin:10px 0px 0px;padding:0px;color:rgb(33,37,41);font-family:Lato,"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif;font-size:16px;display:block"></div></div></div></div></div></div></div>
</div>
</div>
</div>
</div>