<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div><font face="arial, sans-serif"><u>Record Rooms are Available to Store your Paper Records</u></font></div><div>Have paper records for storage? Have paper records which need to be destroyed? Summer is a great time to prepare boxes of paper records to be moved from your office to our secure records room. Our next shred day is scheduled for January 2026.</div><div><br></div><div><b style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-weight:400"><u><font face="arial, sans-serif">Need boxes?</font></u></span></b></div><div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><b><span style="font-weight:400"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><div>I have a surplus of empty bankers boxes in storage. Please email to request boxes.<b style="text-decoration-line:underline"><span style="font-weight:400"><u><br></u></span></b></div><div><br></div><u>Best Practices:</u></font></span></b></div><div><ul><li style="margin-left:15px"><font face="arial, sans-serif"><font color="#000000">Label each box of records:</font><span style="color:rgb(85,85,85)"> <a href="https://drive.google.com/file/d/1-557qDwkNZ7XZSj69Y2oowWjj_2Fww3q/view" style="background-color:transparent;text-decoration-line:none" target="_blank"><span style="background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;text-decoration-line:underline;vertical-align:baseline">Inventory Box Label</span></a></span></font></li><li style="margin-left:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><b><span style="font-weight:400">Labels should be secured with tape just under the handle. See </span></b>Inventory Box Label Guide (attached)</font></li><li style="margin-left:15px"><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Use standard bankers boxes (12 x 12 x12)</font></li><li style="margin-left:15px"><font face="arial, sans-serif"><font color="#000000">Paper records stored in larger boxes cannot be filed properly on shelving and are difficult for me to lift</font><font color="#555555">.😓</font></font></li></ul></div><div><div><font face="arial, sans-serif"><span style="color:rgb(0,0,0)">When your boxes are ready to be moved, please send the information below (#1 - 5) to </span><a href="mailto:colv1906@plattsburgh.edu" style="color:rgb(85,85,85);text-decoration-line:none" target="_blank">E</a><span style="color:rgb(0,0,0)">lizabeth Dupre at </span><a href="mailto:edupr002@plattsburgh.edu" style="color:rgb(85,85,85)" target="_blank">edupr002@plattsburgh.edu</a><font color="#000000"> to have a work order prepared on your behalf.</font><br></font></div><div style="color:rgb(85,85,85)"><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><ol><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Pick up Location (Building, Room Number)</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Number of boxes (any box over 50lbs)</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Contact Person</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Department</font></b></li><li style="margin-left:15px"><b><font color="#000000" face="arial, sans-serif">Destruction Date or Storage</font></b></li></ol></div></div></div></div></div><div><font color="#000000" face="arial, sans-serif"><u>Resources & Questions:</u> </font></div><div><span id="m_7619009062713579661m_-9029232220192178458m_2041207462845849545m_-8401036386607205806m_-301789703943965833gmail-docs-internal-guid-6cebef0d-7fff-7604-e39e-e3b80b65a501"><ul style="margin-top:0px;margin-bottom:0px"><font face="arial, sans-serif"><li style="margin-left:15px;color:rgb(0,0,0);list-style-type:disc;background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline"><p role="presentation" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><a href="https://www.plattsburgh.edu/about/offices-divisions/administration-finance/policies-procedures/legal-compliance/records/records-management.html" style="text-decoration-line:none" target="_blank"><span style="background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;text-decoration-line:underline;vertical-align:baseline">Record Retention Web Page</span></a></p></li><li style="margin-left:15px"><font color="#000000">Contact Lauren Currie <a href="mailto:colv1906@plattsburgh.edu" style="text-decoration-line:none" target="_blank">colv1906@plattsburgh.edu</a> or X2538</font></li></font></ul></span></div></div></div></div></div></div></div>
</div>