<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)"><font face="verdana, sans-serif"><span style="color:rgb(34,34,34)">Campus Community,</span><br></font></div><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div><font face="verdana, sans-serif"><span lang="EN" style="line-height:115%"><br>Our <a href="https://www.plattsburgh.edu/about/mission.html" target="_blank">Plattsburgh Next</a> plan embraces <b>environmental sustainability </b>as a core component of SUNY Plattsburgh’s Vision. In service of that goal, campus tech te</span>ams work constantly toward developing sustainable practices and green initiatives that lower our carbon footprint and reduce energy usage.<br><br>Among our current efforts is implementation of <a href="https://www.plattsburgh.edu/academics/resources/technology/policies/suny-managed-print.html" target="_blank">SUNY’s Managed Print Initiative</a>. We recently spent the summer working with departments to begin right-sizing the entire campus copier/printer fleet. Thus far, we have achieved the following results:<br></font><ul><li><font face="verdana, sans-serif">A permanent elimination of 32 Kyocera copiers; this is projected to yield $224,000 in equipment-cost savings every five years</font></li><li><font face="verdana, sans-serif">A 35% reduction in B/W printing/copying</font></li><li><font face="verdana, sans-serif">A 40% reduction in Color printing/copying</font></li><li><font face="verdana, sans-serif">Increased sharing of copy/print equipment in many areas.</font></li></ul></div><font face="verdana, sans-serif"><b>It’s a strong start.</b> We are also working to accomplish the following required tasks:<br><ul><li><font face="verdana, sans-serif">Significantly reduce the number of campus laser printers</font></li><li><font face="verdana, sans-serif">Replace all remaining copiers with new SUNY-approved devices</font></li><li><font face="verdana, sans-serif">Centralize a budget for printing and paper</font></li><li><font face="verdana, sans-serif">Reduce color printing.</font></li></ul><b>A Centralized Printing Budget</b><br>In collaboration with Administration and Finance, we have developed a plan to centralize the print budget based on copy/print expenses from fiscal year 2019-2020 (the same benchmark data SUNY used). This action moves us away from departments paying for prints and paper at specific copiers. The budget plan was approved by campus administration and will be implemented for the 2022-23 budget year.<br><br>Implementation of the new centralized budget will involve a permanent transfer of funds from accounts using expense totals represented in the 2019-20 print-utilization report to a centralized "Campus printing account" managed by ITS. All copier print charges and paper expenses will then be paid out of the centralized account.<br><br>Paper Distribution will be handled using the "supplies to go" process already implemented in the warehouse. The warehouse currently stocks 40 cases of paper, and they will reorder when they get down to 10.  Departments may request no more than two cases at a time. <br><br><b>Account managers can rejoice</b> that they will no longer need to manage accounts for purchasing paper, consumables, and print usage costs. (We will follow-up with account managers directly via email to show their revised FY22/23 budgets.)<br><br>We can expect our print/copy fleet to shrink as more departments share devices. Our overall campus print volume is down and will become lower. However, because per-page costs in the SUNY Plan are higher than the rate we pay now to SymQuest, we will use the 2019-20 print-volume data for budgeting purposes.<br><br><b>No print quotas</b> will be implemented at this time. While the campus has done a great job in printing less and we have already met most of SUNY's thresholds, we still need to do a better job of reducing our color printing.<br><br><b>Going forward:</b><br><ul><li><font face="verdana, sans-serif">We will default printer/copiers to B/W (Color printing is sometimes executed in error, and color print jobs are nearly 10 times the cost of B/W).</font></li><li><font face="verdana, sans-serif">We will evaluate print usage quarterly to check alignment with the SUNY targets and the remaining centralized funds used to pay for printing. If our campus print usage rises above thresholds, we may introduce quotas.</font></li></ul><b>Good change is good—but not always easy.</b> We realize that transition can be challenging. But we are confident our campus community will embrace the changes as "the right thing to do."<br><br>Shifting to scanning and sharing documents electronically instead of printing and distributing paper is an ever-more common practice that provides benefits to the campus community and the planet.</font><div><font face="verdana, sans-serif"><br>Everyone wins when we succeed in making our campus more environmentally sustainable, reducing waste, saving money for use in critical strategic areas, and aligning with SUNY’s policy.<br><br>We can do this. Together.<br><br>Regards,<br>TJ Myers<br>Director & Chief Information Officer<br>Information Technology Services<br>(o) 518-564-2449<br>(f) 518-564-3817<br></font></div></div>
</div></div>