<div dir="ltr"><div id="gmail-:2dp" class="gmail-ii gmail-gt" style="font-size:0.875rem;direction:ltr;margin:8px 0px 0px;padding:0px;font-family:Roboto,RobotoDraft,Helvetica,Arial,sans-serif"><div id="gmail-:2dq" class="gmail-a3s gmail-aiL" style="overflow:hidden;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:small;line-height:1.5;font-family:Arial,Helvetica,sans-serif"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div class="gmail_default" style=""><font color="#000000"><span style="font-family:verdana,sans-serif">Whether we're teaching students, training staff, or creating resources to share with our colleagues, understanding how to assure our Microsoft Word and PDF documents are accessible is critical to our commitment to Inclusion, Equity, and Diversity. There are resources available to help ensure the documents you are sharing comply with ADA and other accessibility-related regulations.</span><br></font></div><div class="gmail_default" style=""><div><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000"><br></font></span></div><div><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">Deque University's <b>Document Accessibility Curriculum 1.0</b> is perhaps the most comprehensive resource. It covers pretty much everything you might be using to generate documentation from MS Word, Excel, and Powerpoint, to Adobe Acrobat (PDF documents), and Adobe Indesign (publishing). As mentioned in prior posts, <a href="http://dequeuniversity.com/" target="_blank">Deque University</a> is <b>free</b> to all Plattsburgh staff and faculty. Simply log in with your SUNY Plattsburgh email address, then click the "forgot password" link and create a new password. And of course, we still have a few <i>Accessibility: Unlocking Our Potential </i>t-shirts available for those who send their full curriculum certificate of completion.</font></span></div><div><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000"><br></font></span></div><div><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">There are other resources available as well. For those faculty who scan a chapter or two from a book using either Freinberg Library's KIC scanners or other multi-use copier/scanners on campus, be sure to select the "searchable text" option so that the resulting document isn't simply a collection of images. <b>This step is critical</b> for those with vision or cognitive impairments who use text readers.<br></font></span></div><div><ul><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">View our <a href="https://youtu.be/Uen1nkcSoW8" target="_blank">two-minute video on using the Feinberg Library's KIC scanners</a> (be sure to catch the bit about choosing a searchable (OCR) layer at approximately 1:30).</font></span></li></ul></div><span class="gmail-im" style=""><div><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">Other tips for using scanners:</font></span></div></span><ul><span class="gmail-im" style=""><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">Hold the book as flat as possible. Curved pages translate poorly.</font></span></li></span><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">Before scanning, choose black and white rather than grayscale or color scanning settings. Optical Character Reader software works best with extremely high-contrast images.</font></span></li><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">If the scanner has a built-in OCR processor, choose it so that you won't have to perform that function later on.</font></span></li></ul></div><div class="gmail_default" style=""><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">More helpful videos:<br></font></span></div><div class="gmail_default" style=""><span class="gmail-im" style=""><ul><font color="#000000"><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><a href="https://support.microsoft.com/en-us/office/video-check-the-accessibility-of-your-document-9d660cba-1fcd-45ad-a9d1-c4f4b5eb5b7d" target="_blank">Making Word documents accessible</a> (A collection of short videos from Microsoft that demonstrate correcting various issues common in many Word documents)</font></span></li><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><a href="https://www.youtube.com/watch?v=ndNuOHeA4CI" target="_blank">Making a PDF document accessible</a> (This is an excellent 57-minute tutorial that covers everything you will need to assure PDF accessibility)</font></span></li><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><a href="https://www.youtube.com/watch?v=mXfDNQuXYAo" target="_blank">Making PDF forms accessible</a> (This 59-minute video is useful for those of us who are creating fillable forms as PDFs, which must also comply with accessibility standards)</font></span></li><li style="margin-left:15px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><a href="https://youtu.be/N0hhaIo4eNE" target="_blank">Converting a PDF document to Word</a> (Our Accessibility intern, Bailey Dell'Erba produced this 4-minute video to demonstrate how to convert PDFs to Word documents, which are more compatible with some text readers)<br></font></span></li></font></ul></span><div style=""><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000">Finally, while it is important for all faculty and staff to be able to create accessible documents, we also realize that there is a backlog of documents that may not comply. For assistance, please <a href="mailto:jlock004@plattsburgh.edu" target="_blank">contact me</a>, as interns in the Technology Enhanced Learning Unit may be able to assist.</font></span></div><div class="gmail-yj6qo gmail-ajU" style="outline:none;padding:10px 0px;width:22px;margin:2px 0px 0px"><div id="gmail-:kvz" class="gmail-ajR" role="button" tabindex="0" aria-label="Hide expanded content" aria-expanded="true" style="background-color:rgb(232,234,237);border:none;clear:both;line-height:6px;outline:none;width:24px;border-radius:5.5px"></div></div><div class="gmail-adL" style=""><div class="gmail-im" style=""><div style=""><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000"><span style="letter-spacing:0.2px;white-space:pre-wrap">John Locke, P.h.D.</span><br style="letter-spacing:0.2px;white-space:pre-wrap"><span style="letter-spacing:0.2px;white-space:pre-wrap">EIT Committee Chair</span></font></span><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div dir="ltr" style=""><div style=""><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" color="#000000"><span style="line-height:15px"></span></font></span></div><div style=""><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2" style="" color="#000000">*Preferred Pronouns: he/him <a href="https://nam05.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.glsen.org%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2FGLSEN%2520Pronouns%2520Resource.pdf&data=02%7C01%7CSarahjane.Dube%40uvmhealth.org%7C060af3d8eac04dc45f0308d7169299dd%7C5fc09f37dc5a489395c0ae3bb5ef18df%7C0%7C1%7C637002691227915932&sdata=yzCkpriTsruabX50zem9ShLf9Ln6ietI0vPorvfq958%3D&reserved=0" target="_blank" style="">why</a></font></span></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="text-align:left"><div dir="ltr" style="color:rgb(34,34,34)"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>