<div dir="ltr"><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Dear Campus Community,<br><br><b>Email flags added to your campus emails</b> are an important part of our ITS efforts to enhance email security and make communications clearer. These f</font><font size="2">lags are prepended to the subject lines of emails sent to the <a href="http://plattsburgh.edu/" target="_blank">plattsburgh.edu</a> domain.</font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Today we would like to remind everyone about our existing <b>[External]</b> email flag and introduce you to our new </font><font size="2"><b>[Official] </b></font><font size="2">flag.<br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br><b>[External] Flag</b><br>For some time now, emails originating from domains outside of our <a href="http://plattsburgh.edu/" target="_blank">plattsburgh.edu</a> network have been automatically flagged with the [External] prefix in the subject line. This flag serves as a reminder to <i>exercise caution </i>when interacting with such emails, especially before clicking any links or opening attachments. </font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Our [External] flag also helps us recognize attempts and address the problem of "spoofing," a scam in which someone attempts to send a message with either the same name, or even the same email address, of another individual.  This flag has been very successful and we will continue to use it. That said, </font>the campus has an increasing number of externally hosted services that send emails to campus users as part of our normal operations. It has been determined that a new flag would be helpful in identifying emails coming from these campus-affiliated services.</div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br><b>New [Official] Flag</b><br>To provide further clarity, we've introduced a new [Official] flag. This flag identifies emails from third-party domains with which SUNY Plattsburgh is officially affiliated.<br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">The purpose here is to help you quickly identify emails that are part of our institutional operations. Currently, the following services have this new flag:</font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><ul><li style="margin-left:15px"><font size="2"><i>Symplicity Accommodate </i>- Accommodation management software used by faculty and students.</font></li><li style="margin-left:15px"><font size="2"><i>Vector Solutions </i>(formerly SafeColleges) - Used for faculty/staff compliance training.</font></li><li style="margin-left:15px"><font size="2"><i>Watermark Faculty Success</i> - Used for the faculty/staff annual review process.</font></li></ul></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><b>Best Practices</b><br></font><ul><li style="margin-left:15px"><font size="2">Always be cautious with emails flagged as <b>[External]</b>, especially if you didn't expect to receive them.</font></li><li style="margin-left:15px"><font size="2">The <b>[Official]</b> flag means the email is from a verified source, but it's still a good idea to remain vigilant.</font></li></ul><b>Adding [Offical] to other Services</b></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">If you're the manager of a campus service that sends emails that are being marked with the [External] flag and would like it reviewed to receive the [Official] flag, <a href="https://plattsburgh.teamdynamix.com/TDClient/90/Portal/Requests/TicketRequests/NewForm?ID=rzXYf9Sdqvc_&RequestorType=Service" target="_blank">please open a request via the ITS Portal</a>. </font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><b>Scam Questions and Help<br></b></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">If you believe you received a scam or "spoofing" email, we urge you to contact the ITS Helpdesk via <a href="mailto:helpdesk@plattsburgh.edu" target="_blank">helpdesk@plattsburgh.edu</a> or through our <a href="https://plattsburgh.teamdynamix.com/TDClient/90/Portal/Requests/TicketRequests/NewForm?ID=vr74zGd-Gjg_&RequestorType=Service">ITS Portal</a>.<br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><ul><li style="margin-left:15px"><font size="2">NOTE: It is very helpful if you share the "headers" of the email in these cases. You can do so by clicking the three-dot menu in the top right of the Gmail web interface when viewing an email and choosing "Show Original." See the screenshot below:</font></li></ul></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><img src="https://mail.google.com/mail/u/0?ui=2&ik=5061095d43&attid=0.1&permmsgid=msg-f:1775873021027426911&th=18a52b1a888a225f&view=fimg&fur=ip&sz=s0-l75-ft&attbid=ANGjdJ90ZvFGlrQBBbvcSJaCkaJp4yBKuUaKJYWnu-1E8CZet1XC7gtIiDamNqsQLmeGltQkjJXwoiDuC5C7HsniuUd0Nbc7fJ4LHPqAZeyHVwtH4REplSK8rN0SYCY&disp=emb&realattid=ii_lm0y406p0" alt="image.png" width="198" height="330" class="gmail-CToWUd gmail-a6T" tabindex="0" style="cursor: pointer; outline: 0px; margin-right: 0px;"><br></font></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:arial,helvetica,sans-serif"><font size="2" style="font-family:verdana,sans-serif">Thank you for your cooperation and for helping to keep our campus cyber-safe.</font></div><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><b><font size="2">TJ Myers</font></b></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><font size="2">Director & Chief Information Officer</font></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><span style="font-size:small">Information Technology Services</span><br></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><font size="2">215 Feinberg</font></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><font size="2"><a href="https://maps.google.com/?q=101+Broad+Street+Plattsburgh,+NY+12901&entry=gmail&source=g" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">101 Broad Street</a></font></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><font size="2"><a href="https://maps.google.com/?q=101+Broad+Street+Plattsburgh,+NY+12901&entry=gmail&source=g" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">Plattsburgh, NY 12901</a></font></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><font size="2">(o) <a href="tel:(518)%20564-2449" value="+15185643824" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">518-564-</a>5180</font></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><span style="font-size:small">(f) 518-564-</span><span style="font-size:small">3817</span><br></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><b><font size="2"><a href="http://plattsburgh.edu/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">plattsburgh.edu</a></font></b></p><div style="margin:0in 0in 0pt"><span style="font-family:"Times New Roman",serif;font-size:12pt"><font color="#000000"><br></font></span></div><div style="margin:0in 0in 0pt"><img src="https://web.plattsburgh.edu/files/914/images/SUNY-Plattsburgh-Email-Logo-2018.jpg"></div></div></div></div>