<div dir="ltr"><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Campus Community,</font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br></font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><b>Google Workspace for Education</b> is a critical suite of tools our college uses for productivity and collaboration, including Gmail and cloud storage in Drive. As indicated in our May 2021 communication, Google has a new policy that discontinues unlimited data storage for campus accounts. </font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br></font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">We will begin applying the new policy as the fall 2022 term begins. As a result:</font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><ul><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">all faculty, staff, and students will receive 750GB of storage; and</font></span></li><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">alumni accounts will be limited to 10GB of storage, and may still be kept indefinitely.</font></span></li></ul></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><b>Most users will remain unaffected.</b> We have identified that the new storage capacity is well above the usage levels for 95% of faculty, staff, and students. <span class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)">If</span> you<span class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)"> are </span>one of the <span class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)">five </span>percent impacted<span class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)">, </span>we will be following up directly with you for additional guidance<span class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)">.</span><br></font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><br></font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><font style="color:rgb(34,34,34)"><b>What actions do I need to take right now?</b><br><u>Before September 1st,</u> check your Drive account. Delete all files and folders you no longer need. Follow these steps:<br><ol><li style="margin-left:15px">Use <a href="https://drive.google.com/drive/quota" target="_blank">Google quota tool</a> to check the amount of space you are using and identify large files.</li><li style="margin-left:15px">Select all files and folders you no longer need, then delete<span class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)"> them</span>.</li></ol></font><b>What happens if I exceed my quota?</b><br>Should you exceed your quota, there is a 14-day grace period before your files are locked. After 14 days (or if you exceed your quota by more than 25%), you will still be able to sign-in and access your account. You will be able to view and download all of your files, and you will still be able to send and receive emails. The following restrictions will, however, take place immediately:</font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><ul><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">New files cannot be uploaded to Google Drive.</font></span></li><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">New files in apps like Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, or Forms cannot be created and any collaboration files shared by that user cannot be edited (they become view only for other users that are shared those collaborative documents).</font></span></li><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">For users that have Google Classroom enabled, new assignments cannot be created with new files that haven't been yet uploaded or created.</font></span></li><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Google Classroom grades cannot be exported to Google Sheets.</font></span></li><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Students in a Google Classroom whose teacher account is over quota cannot submit assignments with file attachments.</font></span></li><li><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">If a Google Classroom student storage is over quota, the student cannot access files in assignments that require making a copy.</font></span></li></ul><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font style="color:rgb(34,34,34)" size="2"><b>Questions?</b><br>Don’t hesitate to contact our ITS Helpdesk. We will be happy to assist<span class="gmail_default" style="color:rgb(0,0,0)"> you</span>.<br></font></span><blockquote style="color:rgb(34,34,34);margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Phone: 518-564-4433<br></font><font size="2">Toll Free: 800-787-8773<br></font><font size="2"><a href="mailto:helpdesk@plattsburgh.edu" target="_blank">helpdesk@plattsburgh.edu</a></font></span></blockquote><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font style="color:rgb(34,34,34)" size="2"><br></font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font style="color:rgb(34,34,34)" size="2">Regards,</font></span></div><div style="color:rgb(0,0,0)"><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><b><br>TJ Myers</b></font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Director & Chief Information Officer</font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">Information Technology Services<br></font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">215 Feinberg</font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><a href="https://maps.google.com/?q=101+Broad+Street+Plattsburgh,+NY+12901&entry=gmail&source=g" target="_blank">101 Broad Street</a></font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><a href="https://maps.google.com/?q=101+Broad+Street+Plattsburgh,+NY+12901&entry=gmail&source=g" target="_blank">Plattsburgh, NY 12901</a></font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">(o) <a href="tel:(518)%20564-2449" value="+15185643824" target="_blank">518-564-2449</a></font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2">(f) 518-564-3817<br></font></span></p><p style="margin:0px;line-height:normal"><span style="font-family:verdana,sans-serif"><font size="2"><b><a href="http://plattsburgh.edu/" target="_blank">plattsburgh.edu</a></b></font></span></p></div><div style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small;color:#000000"><br></div></div>
</div></div>
</div></div>