<div dir="ltr">SENT ON BEHALF OF HUMAN RESOURCE SERVICES<div><br></div><div>The last year has required substantial commitment and sacrifice from our employees in order to meet the demanding and ever-changing needs of our campus.  We did what needed to be done and we are now beginning to see some normalcy on the horizon.  Since many people haven’t had the opportunity to use very much accrued leave, now is the time to talk to your supervisor about the best time to take a vacation!  For some departments, summer might not be the best time to take a vacation, but talk to your supervisor to make a plan.<div><br>Vacation time can assist in reducing employee stress and burnout, thereby contributing to an employee's mental and physical well-being.  As such, supervisors should be encouraging employees to use vacation time throughout the year so their balances stay below the maximum accrual amount. Vacation time is a valuable and necessary benefit which employees are entitled to use. However, the right of the employee to use leave benefits must be balanced with the need of the State to efficiently conduct business and provide services.</div><div><br>At separation, employees are paid for up to 30 days of unused vacation time.  It has come to our attention that supervisors are approving requests for blocks of time immediately prior to their separation date.  This is problematic for many reasons.<br><ul><li>The department is unable to appoint a new employee to this position until the line is vacant.</li><ul><li>For example, if an employee’s retirement date is August 1, but the supervisor has approved vacation time beginning July 15, a new person cannot be appointed until at least August 1.  This means that there will be no one in that position for over two weeks (7/15-8/1).</li></ul><li>It is an additional cost to the College.</li><ul><li>If an employee is making $50,000/year at separation, a payout of 30 days of vacation equals $5,747.  If a supervisor approves two weeks of vacation prior to separation, the College is paying an additional $1,915 in salary unnecessarily.</li></ul><li>The employee could be putting themselves in a difficult situation.</li><ul><li>If an employee separates from the College to begin a new position and is technically employed and receiving wages from two organizations simultaneously, this could be problematic in regards to employee benefits (Workers Compensation, FMLA, PFL, etc.).</li></ul></ul>Therefore, we recommend that supervisors monitor the leave accruals of all employees that report to them and encourage vacation time when those accruals approach the 30-day mark.  Vacation time should be planned in advance so the operational needs of the department can be balanced with the needs of the employees to have a well-deserved break.  However, this vacation time should not be approved immediately prior to the separation date for the reasons listed above.<br><br>*This message is directed to professional and classified employees, not teaching faculty*<br>Additional information regarding the appropriate use of leave accruals can be found in the <a href="https://www.plattsburgh.edu/_documents/human-resources/sup-guide-classified-leave-benefits-2020.pdf">Employee’ and Supervisors’ Guide to Leave Benefits</a>.<br> <br><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><font face="arial, sans-serif"><b>ADMINISTRATION AND FINANCE</b></font></div><div>Kehoe Building<br></div><p style="font-size:12.8px;margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><span style="color:rgb(0,0,0)"><font size="2">101 Broad Street</font></span></p><p style="font-size:12.8px;margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><span style="color:rgb(0,0,0)"><font size="2">Plattsburgh, NY 12901</font></span></p><p style="font-size:12.8px;color:rgb(0,0,0);margin:0px;line-height:normal;font-family:Arial"><br></p></div></div></div></div></div></div></div>